Nebenkostenabrechnung prüfen: Diese Fehler müssen Mieter nicht akzeptieren

Nebenkostenabrechnung im Mietrecht: Diese Fehler müssen Mieter nicht akzeptieren

Die jährliche Nebenkostenabrechnung sorgt bei vielen Mietern für unangenehme Überraschungen. Besonders dann, wenn eine hohe Nachzahlung verlangt wird, lohnt sich ein genauer Blick auf die einzelnen Positionen. Denn längst nicht jede Nebenkostenabrechnung ist korrekt. Falsche Verteilerschlüssel, nicht umlagefähige Kosten oder versäumte Fristen können dazu führen, dass Mieter eine Forderung nicht oder zumindest nicht vollständig bezahlen müssen. Wer seine Nebenkostenabrechnung prüfen möchte, sollte jedoch nicht nur die Höhe der Kosten berücksichtigen. Auch der Mietvertrag, der Abrechnungszeitraum, die geleisteten Vorauszahlungen und die zugrunde liegenden Belege spielen eine wichtige Rolle.

Was sind Nebenkosten?

Im Mietrecht wird häufig von Nebenkosten gesprochen. Der gesetzliche Begriff lautet jedoch „Betriebskosten“. Darunter fallen laufende Kosten, die dem Eigentümer durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, seiner Anlagen und des Grundstücks entstehen.
Typische umlagefähige Betriebskosten, also Nebenkosten, sind beispielsweise:

• Grundsteuer
• Wasserversorgung und Entwässerung
• Heiz- und Warmwasserkosten
• Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Gebäudereinigung
• Gartenpflege
• Allgemeinstrom
• Aufzugskosten
• Schornsteinreinigung
• bestimmte Gebäude- und Haftpflichtversicherungen
• Hausmeisterkosten
• laufende Wartungskosten bestimmter Anlagen

Welche Kostenarten grundsätzlich als Betriebskosten infrage kommen, ergibt sich insbesondere aus der Betriebskostenverordnung. Zusätzlich ist für eine Umlage Voraussetzung, dass die Übernahme der Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart wurde.

Die häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung:

Abrechnungsfristen bei der Nebenkostenabrechnung

Einer der wichtigsten Punkte ist die Abrechnungsfrist. Nach § 556 Absatz 3 BGB muss der Vermieter dem Mieter die Abrechnung grundsätzlich spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Wird beispielsweise nach Kalenderjahren abgerechnet, muss die Abrechnung für das Jahr 2025 spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter eingegangen sein. Es genügt nicht, dass der Vermieter die Abrechnung an diesem Tag lediglich abschickt. Geht die Abrechnung verspätet zu, kann der Vermieter eine daraus resultierende Nachzahlung grundsätzlich nicht mehr verlangen. Etwas anderes kann gelten, wenn der Vermieter nachweisen kann, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Dafür reicht es nicht automatisch aus, dass beispielsweise eine Hausverwaltung oder ein Abrechnungsunternehmen verspätet gearbeitet hat. Ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen grundsätzlich bestehen. Der Vermieter kann sich nicht auf seine eigene verspätete Abrechnung berufen, um die Auszahlung zu verweigern.

Unvollständige Nebenkostenabrechnung

Eine Nebenkostenabrechnung muss so aufgebaut sein, dass ein durchschnittlicher Mieter sie sowohl im Kopf als auch rechnerisch nachvollziehen kann. Bei einem Mehrfamilienhaus gehören regelmäßig folgende Angaben dazu:

• die Gesamtkosten der einzelnen Kostenarten
• der jeweils angewendete Verteilerschlüssel
• die Berechnung des Anteils des Mieters
• die bereits geleisteten Vorauszahlungen
• das daraus entstehende Guthaben oder die Nachforderung

Fehlen wesentliche Angaben oder ist die Berechnung aus sich heraus nicht nachvollziehbar, kann ein formeller Fehler vorliegen. Eine nicht ordnungsgemäße Abrechnung löst grundsätzlich keine fällige Nachzahlung aus. Nicht jeder Rechenfehler macht allerdings automatisch die gesamte Abrechnung formell unwirksam. Die Rechtsprechung unterscheidet zwischen formellen Mängeln und inhaltlichen Fehlern. Ein falscher Betrag oder ein unzutreffender Umlageschlüssel kann beispielsweise ein inhaltlicher Fehler sein, während vollständig fehlende Mindestangaben die formelle Ordnungsgemäßheit betreffen können.

Was ist im Mietvertrag vereinbart?

Mieter müssen Betriebskosten nur übernehmen, wenn dies im Mietvertrag wirksam vereinbart ist. Häufig enthält der Vertrag eine allgemeine Klausel, wonach der Mieter die Betriebskosten gemäß der Betriebskostenverordnung zu tragen hat. Eine solche Bezugnahme kann für die dort aufgeführten üblichen Kostenarten grundsätzlich genügen. Anders sieht es bei den sogenannten „sonstigen Betriebskosten“ aus. Darunter können beispielsweise wiederkehrende Wartungs-, Prüfungs- oder Reinigungskosten fallen, die nicht ausdrücklich im normalen Betriebskostenkatalog aufgeführt sind. Solche Kosten sollten im Mietvertrag konkret festgehalten werden. Steht im Vertrag lediglich pauschal „sonstige Betriebskosten“, ohne dass erkennbar ist, welche Kosten gemeint sind, ist eine spätere Umlage einzelner Sonderpositionen häufig angreifbar. Auch in der Abrechnung dürfen unterschiedliche sonstige Betriebskosten nicht beliebig zu einer unübersichtlichen Sammelposition zusammengefasst werden.

Reparatur- und Verwaltungskosten

Nicht alles, was dem Vermieter im Zusammenhang mit dem Gebäude in Rechnung gestellt wird, gehört zu den umlagefähigen Betriebskosten.
Nicht umlagefähig sind insbesondere:

• allgemeine Verwaltungskosten
• Kosten der Hausverwaltung
• Bank- und Kontoführungsgebühren des Vermieters
• Kosten für Reparaturen
• Kosten für die Beseitigung von Schäden
• Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten
• Anschaffungskosten für neue Geräte oder Anlagen

Der entscheidende Unterschied liegt häufig zwischen Wartung und Reparatur. Die regelmäßige Wartung einer Heizungsanlage oder eines Aufzugs kann umlagefähig sein. Wird dagegen ein defektes Bauteil ausgetauscht oder eine Anlage repariert, handelt es sich grundsätzlich um eine vom Vermieter zu tragende Instandsetzung. Besondere Aufmerksamkeit ist bei den Hausmeisterkosten geboten. Übernimmt der Hausmeister auch Verwaltungsaufgaben, Reparaturen oder Instandhaltungsarbeiten, müssen die entsprechenden Kostenanteile aus der Nebenkostenabrechnung herausgerechnet werden. Außerdem dürfen Tätigkeiten nicht doppelt abgerechnet werden, etwa einmal unter „Hausmeister“ und zusätzlich unter „Gartenpflege“.

Verteilerschlüssel

Die Gesamtkosten eines Gebäudes müssen nach einem nachvollziehbaren Maßstab auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden. Welcher Verteilerschlüssel gilt, ergibt sich aus dem Mietvertrag oder aus gesetzlichen Vorschriften.

Mögliche Verteilerschlüssel sind beispielsweise:

• Wohnfläche
• Anzahl der Personen
• Wohneinheiten
• tatsächlicher Verbrauch
• tatsächliche Verursachung

Wurde kein anderer Maßstab vereinbart, sind Betriebskosten grundsätzlich nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Kosten, deren Verbrauch oder Verursachung erfasst werden, müssen dagegen nach einem Maßstab verteilt werden, der diesen unterschiedlichen Verbrauch berücksichtigt.

Wurde kein anderer Maßstab vereinbart, sind Betriebskosten grundsätzlich nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Kosten, deren Verbrauch oder Verursachung erfasst werden, müssen dagegen nach einem Maßstab verteilt werden, der diesen unterschiedlichen Verbrauch berücksichtigt.

Mieter sollten insbesondere prüfen:

• Ist die angegebene Wohnfläche richtig?
• Stimmt die Gesamtfläche des Hauses?
• Wurden leer stehende Wohnungen berücksichtigt?
• Entspricht der Verteilerschlüssel dem Mietvertrag?
• Wurde der Schlüssel gegenüber dem Vorjahr verändert?
• Wurden gewerblich genutzte Flächen sachgerecht einbezogen?

Leerstandskosten dürfen grundsätzlich nicht einfach auf die verbleibenden Mieter verteilt werden. Der Vermieter muss den auf leerstehenden Wohnungen entfallenden Anteil regelmäßig selbst tragen.

Anrechnung von Vorauszahlungen

Ein vergleichsweise häufiger Fehler betrifft die Vorauszahlungen. In der Abrechnung müssen grundsätzlich sämtliche Vorauszahlungen berücksichtigt werden, die der Mieter für den jeweiligen Zeitraum geschuldet oder geleistet hat. Mieter sollten die Abrechnung deshalb mit ihren Kontoauszügen vergleichen. Besonders nach einer Anpassung der monatlichen Vorauszahlungen, einem Vermieterwechsel oder einer Änderung der Miethöhe können falsche Beträge angesetzt worden sein. Auch kleine monatliche Differenzen können sich über zwölf Monate zu einer erheblichen falschen Nachforderung summieren.

Abrechnungszeitraum von Nebenkosten

Eine Betriebskostenabrechnung umfasst in der Regel einen Zeitraum von zwölf Monaten. Sie darf grundsätzlich nicht mehrere Abrechnungsjahre miteinander vermischen. Zieht ein Mieter während des Abrechnungsjahres aus, muss der Vermieter nicht sofort eine separate Abrechnung erstellen. Er darf grundsätzlich bis zur üblichen Jahresabrechnung warten. Dem ausgezogenen Mieter dürfen aber nur die auf seinen tatsächlichen Nutzungszeitraum entfallenden Kosten zugerechnet werden. Bei einem Nutzerwechsel sieht die Heizkostenverordnung grundsätzlich eine Zwischenablesung der Verbrauchserfassungsgeräte vor.

Heizkostenabrechnung

Für Heiz- und Warmwasserkosten gelten besondere Regeln. Der Verbrauch muss grundsätzlich erfasst werden. Bei Heizkosten werden regelmäßig mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent des erfassten Verbrauchs verteilt. Der verbleibende Anteil wird üblicherweise auf Basis der Wohn- oder Nutzfläche berechnet. Für Warmwasserkosten gilt grundsätzlich ebenfalls eine Aufteilung in 50 bis 70 Prozent des erfassten Verbrauchs. Wird entgegen den Vorgaben der Heizkostenverordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, kann der Mieter seinen Kostenanteil grundsätzlich um 15 Prozent kürzen. Dieses Kürzungsrecht gilt allerdings nicht uneingeschränkt. Die Heizkostenverordnung sieht für bestimmte Gebäude und besondere technische oder wirtschaftliche Situationen Ausnahmen vor. Vor einer Kürzung sollte deshalb geprüft werden, ob tatsächlich ein Verstoß vorliegt und ob keine gesetzliche Ausnahme eingreift.

Hinzu kommt, dass seit 2023 die in den Heizkosten enthaltenen CO₂-Kosten bei Wohngebäuden grundsätzlich zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt werden müssen. Wie hoch der jeweilige Anteil ist, hängt insbesondere vom jährlichen Kohlendioxidausstoß des Gebäudes pro Quadratmeter Wohnfläche ab. Je schlechter die energetische Qualität eines Gebäudes ist, desto größer kann grundsätzlich der vom Vermieter zu tragende Anteil ausfallen. Die Heizkostenabrechnung muss die notwendigen Informationen zur Ermittlung und Aufteilung der CO₂-Kosten enthalten. Werden dem Mieter sämtliche CO₂-Kosten berechnet, ohne den Vermieteranteil abzuziehen, kann die Heizkostenabrechnung fehlerhaft sein.

Alte Kabel- TV- Gebühren

Seit dem 1. Juli 2024 können Vermieter die laufenden Nutzungsentgelte für einen gemeinschaftlichen Kabel-TV-Anschluss grundsätzlich nicht mehr wie früher über das sogenannte Nebenkostenprivileg auf alle Mieter umlegen. Tauchen in einer aktuellen Nebenkostenabrechnung weiterhin pauschale Kabelanschluss- oder Kabel-TV-Gebühren für Zeiträume nach dem 30. Juni 2024 auf, sollten Mieter diese Position genau prüfen. Bestimmte tatsächliche Betriebskosten einer gebäudeeigenen Verteilanlage, beispielsweise der Betriebsstrom, können davon abweichen. Entscheidend ist daher, was konkret abgerechnet wurde.

Wie sollten Mieter bei einer fehlerhaften Abrechnung vorgehen?

1. Mietvertrag prüfen
Zunächst sollte geklärt werden, welche Betriebskosten vertraglich überhaupt vereinbart wurden und welcher Verteilerschlüssel gelten soll.

2. Abrechnung rechnerisch kontrollieren
Gesamtkosten, eigener Anteil, Wohnfläche, Verbrauchswerte und Vorauszahlungen sollten einzeln nachgerechnet werden.

3. Mit dem Vorjahr vergleichen
Starke Kostensteigerungen können berechtigt sein, sollten jedoch erklärt und durch Belege nachvollziehbar sein. Auffällige neue Kostenarten verdienen besondere Aufmerksamkeit.

4. Belegeinsicht verlangen
Bei Zweifeln sollten Mieter schriftlich Einsicht in Rechnungen, Verträge, Verbrauchsdaten und Zahlungsnachweise verlangen.

5. Einwendungen konkret formulieren
Ein pauschaler Satz wie „Ich widerspreche der Abrechnung“ ist wenig hilfreich. Besser ist es, die beanstandeten Positionen möglichst genau zu benennen.

6. Nachweisbar versenden
Der Widerspruch sollte so versendet werden, dass der Zugang später nachgewiesen werden kann, beispielsweise per Einwurfeinschreiben oder durch persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung.

Muss eine Nebenkosten Nachzahlung trotz Widerspruch bezahlt werden?

Ein Widerspruch allein hebt die Zahlungsforderung nicht automatisch auf. Ob und in welcher Höhe eine Nachzahlung zunächst geleistet werden muss, hängt unter anderem davon ab, ob die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist, welche Fehler geltend gemacht werden und ob der Vermieter eine berechtigte Belegeinsicht verweigert. In Zweifelsfällen kann eine Zahlung unter ausdrücklichem Vorbehalt sinnvoll sein. Dadurch lässt sich das Risiko eines Zahlungsrückstands reduzieren, während eine spätere Rückforderung grundsätzlich bestehen bleibt. Bei hohen Forderungen, verweigerter Belegeinsicht oder erheblichen formellen Fehlern empfiehlt sich eine Prüfung durch einen Mieterverein oder eine auf Mietrecht spezialisierte Rechtsanwältin beziehungsweise einen Rechtsanwalt.

Eine genaue Prüfung der Nebenkosten kann sich auszahlen

Mieter müssen eine Nebenkostenabrechnung nicht ungeprüft akzeptieren. Besonders hohe Nachforderungen, neue Kostenpositionen oder starke Abweichungen gegenüber dem Vorjahr sollten Anlass zu einer gründlichen Kontrolle geben. Wichtige Ansatzpunkte sind die Abrechnungsfrist, die vertragliche Vereinbarung, der Verteilerschlüssel, die Umlagefähigkeit der Kosten sowie die korrekte Anrechnung der Vorauszahlungen. Auch die Heizkosten, der Vermieteranteil an den CO₂-Kosten und mögliche Kabel-TV-Gebühren verdienen besondere Beachtung. Wer einen Fehler entdeckt, sollte zeitnah und möglichst konkret widersprechen. Denn auch für Mieter gilt grundsätzlich eine Einwendungsfrist von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung. Eine rechtliche Beratung ist in diesem Zusammenhang oft empfehlenswert.

(Quellen: Mieterengel, Haus & Grund, MDR)